Mis on ”DEBRIEF”?

Ja miks peaks iga juht seda kohe kasutama hakkama?

Üks parimaid juhtimise tööriistu, mida olen oma elus kogenud ja mida täna ka teistele õpetan, on „debrief ehk lahtiarutelu“ – lihtne, kuid väga tõhus viis pidevaks õppimiseks. Debrief tähendab lühidalt kokkuvõtet pärast tegevust, et tuua välja õppetunnid ja korrigeerida tegevusi tulevikuks.

Debriefingut kasutatakse kõige rohkem seal, kus töö nõuab meeskonnatööd, kiiret õppimist ja pidevat parendamist. Näiteks lennunduses on pilootide ja pardameeskondade debriefid tavaline osa igast lennust — pärast lendu arutatakse läbi, mis läks hästi ja mida järgmine kord paremini teha. Sama praktika on päästetöötajatel, kaitseväelastel, politseinikel ja meditsiinis, eriti erakorralises meditsiinis ja kirurgias, kus iga operatsiooni või kriisi järel tehakse kiire debrief ehk lahtiarutelu.

Debriefing on tuttav ka spordimaailmas. Treenerid ja sportlased analüüsivad pärast treeningut või võistlust väga täpselt, mis õnnestus ja mis vajab muutmist. Sama põhimõte kehtib äris — edukates müügi- ja juhtimismeeskondades tehakse debrief näiteks pärast olulist koosolekut, projekti või müügikõnet, et järgmine kord oleks tulemus parem.

Minu isiklik esimene kogemus debrief’ist pärineb Kaitseväest. Eriti eredalt mäletan kahte Afganistani missiooni, kus kasutasime debrief’i iga tegevuse järel – pärast patrulle, operatsioone ja isegi valvepostil olemist. Neis olukordades võis sellest protsessist sõltuda nii minu kui ka kaasvõitlejate elu.

Täna kasutame samu põhimõtteid Combat Ready’s ja õpetame neid juhtidele ning meeskondadele.

Mis on DEBRIEF ja miks see on oluline?

Debrief on lühike (tavaliselt kuni 30 minutit) arutelu, mis viiakse läbi kohe pärast tegevust või projekti. Selle eesmärk on luua keskkond, kus meeskond õpib tehtust ja suudab järgmisel korral olla veelgi parem. Teaduslikud uuringud kinnitavad, et hästi tehtud debrief parandab meeskonna tulemuslikkust 20–25%.

Peamised 5 barjääri – ja kuidas neid kohe ületada

Kuigi debrief on lihtne tööriist, ei too see alati maksimaalset kasu, sest sageli takerduvad inimesed samadesse barjääridesse. Siin on 5 levinumat barjääri ja igaühe juurde lihtne tegevus, kuidas neid lõhkuda:

1. Ego ja kaitsehoiak

Barjäär: Inimesed kardavad kriitikat ja püüavad end kaitsta.

Kuidas lõhkuda: Juht alusta alati ise! Ütle: „Minu otsus seal ei olnud parim.“ Kui sina näitad eeskuju, julgevad ka teised ausalt rääkida.

2. Fookuse puudumine

Barjäär: Arutelu läheb laiali ja ei jõua oluliste õppetundideni.

Kuidas lõhkuda: Kasuta kolme lihtsat küsimust: „Mis õnnestus ja miks? Mis ei õnnestunud ja miks? Mida teen ja/või korrigeerin oma tegevuses?“ Pane need nähtavale kohale kõigile, see aitab hoida fookust.

3. Hierarhia hirm

Barjäär: Inimesed ei julge end avada ega ausalt rääkida, kui meeskonnas puudub psühholoogiline turvalisus. Hierarhia tõttu kardetakse, et ausalt öeldud mõtted võivad hiljem nende vastu pöörduda, eriti kui juht ei näita ise eeskuju.

Kuidas lõhkuda: Juht peab teadlikult looma turvalise õhkkonna ja kinnitama: „Kõik arvamused on võrdsed.“ Küsi spetsiaalselt nende käest, kes muidu vaikivad: „Kuidas sina seda nägid?“ See annab kindluse, et igaühe hääl on väärtuslik ja ei jää hiljem „karistuseks“.

4. Tegutsemata jätmine

Barjäär: Mõtted jäävad mõteteks, midagi ei muutu.

Kuidas lõhkuda: Pane iga debriefi lõpus 1–2 konkreetset tegevust kirja ja lepi kohe kokku: kes mida teeb ja millal vaatate üle.

5. Regulaarsuse puudumine

Barjäär: Debrief tundub suur lisatöö ja tehakse harva.

Kuidas lõhkuda: Hoia see lühike ja tee igapäevaseks – kasvõi 5–10 minutit peale koosolekut. Pidev väike arutelu kasvatab õppimisharjumust.

Minu arvates on just nende väikeste sammude teadlik kasutamine suurim võti – nii muutub debrief loomulikuks osaks töökultuurist, mitte lihtsalt kohustuslikuks aruteluks.

Praktiline DEBRIEF’i mudel (3 lihtsat sammu)

1. Mis õnnestus ja miks?

Keskendu positiivsele, tunnusta konkreetseid tegusid ja inimesi. Näiteks: „Mari märkas probleemi kiiresti ja pakkus kohe lahenduse.“

2. Mis ei õnnestunud ja miks?

Keskendu enda tegevusele, võta vastutus ja väldi süüdlaste otsimist. Debriefi tehes on siin ülioluline olla brutaalselt aus iseenda vastu, sest ainult siis on sellest kasu.

Kuidas võtta vastutus?

Kasuta vastutuse võtmise 5 sammu:

1. Selgita välja probleem – leia päris põhjus, mitte ainult sümptom. Küsi: kuidas sina probleemi tekkimisele kaasa aitasid?
2. Kirjelda mõju meeskonnale ja eesmärgile – selgita, kuidas see viga mõjutas nii teisi inimesi kui ka kogu tiimi.
3. Võta täielik vastutus – ütle selgelt: „See on täielikult minu vastutada.“ Ära pehmenda sõnumit.
4. Leia lahendus – keskendu, mida sina saad teha. Ära veereta seda teiste õlule.
5. Tegutse ja vii lahendus ellu – ära lase sel jääda jutuks. Tegutsemine tõestab sinu usaldusväärsust.

3. Mida teen ja/või korrigeerin oma tegevuses?

Kirjuta üles 1–2 konkreetset sammu, mida sina muudad. Näiteks: „Edaspidi teen alati tagasilugemise enne, kui alustan tegevust.“

Efektiivse DEBRIEF’i kolm kuldreeglit

• Kiire ja vahetu – Tee debrief kohe pärast tegevust, kui kogemus on veel värske.
• Aus ja konstruktiivne – Hoia vestlus lugupidav ja keskendu enda tegevusele.
• Konkreetne ja rakendatav – Lepi kokku, mida sina või teie meeskond päriselt muudab.

Debrief on lihtne, aga väga mõjus tööriist, mis aitab sinul ja sinu tiimil pidevalt kasvada. Minu soovitus on: ära lase nendel viiel barjääril oma meeskonna arengut pidurdada – kasuta väikseid, praktilisi samme ja tee debrief igapäevaseks harjumuseks.

Kui teed seda järjepidevalt, muutub debrief loomulikuks osaks teie meeskonna DNA-st – ja siis ei saa arengut enam keegi peatada.

Kas oled valmis proovima? Tee esimene väike debrief juba täna ja jaga julgelt, kuidas läks. Olen valmis sind aitama järgmiste sammude ja kasulike nippidega, millest alguses ei pruugi osata mõeldagi. 

Get after it!

Priit Lilleväli

Combat Ready instruktor

Tutvu meie teenustega!